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話はうまいのに、資料作成が劇的に苦手な人

資料作成が苦手な人をよく目にする。書類作成をする前に頭で整理できていなかったり、論理的に思考できなかったりするならまだしも、話すと聡明ですごいなと感じるのに書類になったとたんにその人のよさがでてこない場合がある。彼らの特徴について考えてみた。

資料とは

資料とは何を指すのだろうか。今回は大きく2つの目的が存在する。上司や会社に承認をとるために会社の形式にのっとった承認書類だ。銀行でいう稟議書だろうか。 もう一つは、パワーポイントがそれに近いが、外部に売り込むためのアピールのための書類が存在する。企業でいう営業資料だろうか。 どちらのパターンでもいいが、資料作成でお金を稼ぐ戦略コンサルを除くと文章に落として表現することが苦手な人がかなり多いように感じている。書類が苦手なことがどれだけ障害となっているか考察してみる。

資料作成ができない人はなぜ資料が苦手なのか

資料作成が苦手な人がなぜ書類がうまくできないか、もしくは本人がそう思い込んでいるかというと、2点ある。

1点目は資料を作成することの意義を感じれていないからだ。 資料を作成しても、得られる効用が少ない。どうせ承認を得られるのに、形式的なフォーマットをうめて、ハンコをたくさん集めないといけないということを考えると書類作成をする気が重くなるのも当然だろう。

また、資料作成をしてもプレゼンをする場合はほとんど口頭になり、参考資料にしかならない場合は話す練習や話すガイドラインを考えたほうがいいということで書類作成をろくに取り組まない。 頭がものすごくよいが、字や部屋が汚く恐ろしくずぼらな人の書類は大体適当である。

しかし、彼らは会議で話始めると論点を的確にとらえ、議論をリードする役割を果たしている。ひどい人になると書類系を無視するため電気やガスが止まってしまう人が少なくない。 完全に個人的な印象だが京都大学の学生、もしくは京大卒の人でこの類の人を頻繁に目にする。

コンサル勤務にもかかわらず、ガスが止まっている人をたまに聞く。彼いわく、ガスが早めにとまるということだ。一向に口座振替にする気配はなかった。

2点目は資料作成をしなければいけないという気持ちが重くのしかかるからだ。 学生時代に卒論やレポートに取り組むのはとても気が重かったのではなかっただろうか。考えるのは好きで議論に時間を使うのは嫌でないにもかかわらず、ワードやエクセルを使ってまとめるというフェーズになった途端にめんどくさくなり手をつけなくなってしまう。

手を付けないと、いつのまにか考えていたことを忘れてしまい、結局アウトプットゼロで進捗がないように思われてしまう。 一歩目を踏み出す気の重さが尋常でないくらいにある人は書類作成が苦手というかできない。

仕事ができるできない、テストの点数がいい悪いに関係なく、資料着手の速さが遅い人がいるのではなかろうか。

資料作成が苦手とは何を指すか

資料作成が苦手といっていたが、苦手もいくつかのパターンがある。
〇資料を作成するにあたって構造的に物事を考えるのが苦手
〇パソコンを使って資料にする作業自体が嫌
〇資料作成のようなめんどくさい作業に取り組むのが嫌

こういったパターンがある。頭がいい話が旨いタイプの人は構造的に考えるのは得意である。例外的にクリエイティブ系の人は論理的に考えず思いつきで高い成果を出す人がいて、そういった人はギリギリまで追い込まれないと何もしない人がいる。

大学院時代も建築学科にいたのだが、課題提出2日前まで何もしていないのにそこから50時間近く尋常じゃない集中力を発揮し課題を終わらせる人がいた。整理もせず思いつくままに課題をしていたが彼らのような人は例外的だろう。

話がうまいと資料作成がうまいの違い

話がうまいと資料がうまいの違いはなんだろうか。アウトプットをしているときに人が目の前にいるかいないかの違いがある。話しがうまい人は自分の話したいことを話しているように見えて決してそうではない。

相手の反応にあわせて、自分が持っている引き出しをぶつけその反応を楽しんでいる。 テレビ番組のバラエティで司会者の人は、ほぼアドリブで色々な人のボケをひろい、つっこみをしているのでその場での対応力が問われるだろう。司会者の人たちはその場での話はうまいが、資料はもしかしたらできないかもしれない。

資料作成がうまい人はアウトプットを100%出すまで反応が見れないので自分が考えていることを最後まで一気に出すことができる。これは十分に時間をかけて準備できる。お笑い芸人でいうM1のようなコント大会がそれにあたるだろう。

事前に準備したネタを披露するだけなのでアドリブ力はいらない。(もちろん簡単にうけるのは難しい。よしもとの渋谷にある∞ホールにいくとわかるが、面白いネタは30組に1組くらいだ。面白いと思ったコンビもフリートークになるとあれ?と思わざるをえないときがある。)

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話がうまい人をどう活用したらいいか

話がうまい人は資料を作らせずプレゼンをさせる活用方法がのぞましい。一方、人前にでて成果を横取りされたと裏で資料作成をした人たちは思うかもしれないので彼らのケアをきちんとするべきであると思う。

また、会議の時間で議論の時間とアウトプットを出す時間をあらかじめとっておき、話がうまい人がいる状態で資料に落とし込むのが得意な人がまとめていくとよりよいのではないかと思う。

書類と話スキルはどっちが重要か

書類作成スキルと話スキルはどっちが重要かという問いがあるが、職業によって違うのは確実だが、話スキルがないなかで仕事をこなすのは現代の世の中ではなかなか難しい。数えるほどしかないのが実情だ。

公認会計士や弁護士、医師でもクライアントや患者に対してしっかり話をして納得してもらうプロセスが重要であるため、話すスキルがないことは厳しいだろう。

一方、書類作成スキルは現代では、外部の会社にアウトソースできるし、アシスタントがつくことがあるので、もしかしたら話すスキルのほうが大事なのかもしれない。これは賛否両論あるだろう。

日本の教育ではプレゼンテーションは重んじられていないために、鍛えられていないから、話すスキルがある人は相対的に目立つのだと思う。

書類スキルは今後不必要かもしれない

今あげたが、書類スキルはAIによって代替可能な部分がでてくるだろう。膨大な文章の候補から選ぶという作業が人間の役割になるかもしれない。 私は半ばブロガーになりつつあるが、ブロガーの意味とは何なのか考えさせられる。

私の文章を分析したら同じように文章が書ける人をAIによって生産できるのかもしれない。 そのときは、動画形式のプレゼン型でYoutuberとして発信したほうがよいのだろうか。

銀行にいると実力が評価されていないかも

銀行は書類、ハンコ、書類、ハンコの繰り返しだろう。動かすお金が大きいというのもあるがとにかくお堅い組織なので決済に時間がかかるし、ミスがあるだけで話をもどされとがめられて大変なことになるだろう。

とても優秀なのに書類関連が苦手なせいで出世できていない人が一部いるのでそういった人は銀行の外に活路を求めたほうがいいと思っている。 転職をするなどの方法を通して実は自分は仕事ができる人と気づくかもしれない。

現在仕事で悩んでいる人はなぜ自分が仕事ができないかを考えてみるとよいかもしれない。

銀行で転職意欲が高い人は確実に【BIZREACH(ビズリーチ)】でスカウトがたくさんくる。またリクナビNEXTでも同様の傾向があるのでぜひ。

今日は以上だ。