20代~30代のキャリアを考えるブログ

若手のキャリア、転職についてインタビュー、意見を発信しています。

基礎スキルが低すぎる残念な高学歴社会人たち

求人の必要要件に「マイクロソフトオフィス(Excel,Word,Power Point)が使えること」という求人をよく目にする。この求人要件について、はじめは、よく意味がわからなかった。

Excel(エクセル)の機能が分からない20代

派遣社員ならいざ知らず、東京大学、慶應大学を出て、大手企業にて正社員で働いている人に出す求人としては失礼とすら思っていた。しかし、20代の第二新卒層、および20代後半のビジネスパーソンと会ってきてこの考えが変わった。

マクロやショートカットを使いこなすエクセルが高スキルな派遣社員がいる一方、エクセルがまったくつかえない若手高学歴社会人がたくさんいることを知ってしまった。普段一緒に働かない限り、なかなかExcelやPower Pointの能力を知ることがないため、問題のある若手が多いことになかなか気づかなかった。(マクロが使えて、英語ができて、人柄も素晴らしい方と働いたことがあり、なぜ派遣なのか聞けずに終わったことはある)

 Ctrl + C, Ctrl +V がコピペのショートカットということを知っており、コピペする作業はできる。だがそれ以上の作業、例えばVlookupやピボットテーブルを使ってデータを集計するという作業になったとたんできない人が多い。何もショートカットを覚えるというのではなく表計算ソフトの備わっている機能を認識していない。

 Windows95以降が大学入学前にあった世代では当たり前のように使えると錯覚してしまい、マイクロソフトオフィスが使えず、会社に入社して使えない扱いされる人が非常に多い。

BIZREACH

キャッチアップをしようとしない向上心に欠ける態度

なぜつかえないのか理由を聞いてみると使う機会が学生のときになかったという回答が多い。

事実、文系最高峰の東京大学法学部では4年間、パワーポイント、エクセルに触れず、ワードをレポートのために使うくらいである。東大法はゼミもない。東大に限らず卒論もない法学部も多く、法学部は特に、マイクロソフトオフィススキルに問題がある人が多い。

だが、こういったことは学部柄しょうがない。事情に詳しくないが、医学部だとExcelに触れる必要も少なそうなので専攻の都合上そういうことはあるだろう。

問題は、入社してからキャッチアップしようとしないことだ。同期や先輩と机を並べて単純作業をすることがおそらく少ないせいか自分の仕事が遅いことにすらそもそも気づきづらい。

エクセルの目盛り線は消した状態で資料を作成するとか(これは会社によって違うだろう)、きちんとA4一枚印刷の範囲に収めて資料を作成するとか、相手の次の行動に立った資料作成ができないことが問題である。

自分の作業スピードはさておき、相手の立場に立てない20代ビジネスパーソンが多いことは非常に残念だ。まずはExcelにどういった機能があるかを理解し、どういう資料を作成したら相手が見やすい、そして印刷がしやすい等の次のアクションを考えよう。

Power Pointも同様である。資料だけ見て理解する方法を考えよう。どうしたらいいか簡単なことで上司の前に第三者に見せてその評価をきけばいい。独りよがりになって作った資料ほど残念なものはない。

その次に作業スピードだ。ショートカットが使えるかどうかで作業スピードは多く変わってくる。Excelを使用して、データ処理したうえでパワーポイントをつかって資料を作らせると30分で終わる人もいれば3時間かかっても終わらない人がいる。

信じられないが、30歳超えてもExcelのデータを手で数えたり、グラフをつくるために、手で打ち込んでから表にして、グラフにしたりという謎の行動をとる人がいる。

これまでの社会人生活で注意する人がいなかったのかと思われる。これらの諸事情を考慮するに求人の必要要件に「マイクロソフトオフィス(Excel,Word,Power Point)が使えること」となっているのは別におかしいことではない。

f:id:sportsmania:20170510015142j:plain

おススメのExcel本

幸いにしてExcelは自分で勉強するのが簡単だ。どういう機能があり、どういう見せ方ができ、どうしたら短時間で処理できるのかが本にまとまっている。

まずは下記の本をおススメしたい。

ビジネスエリートの「これはすごい!」を集めた 外資系投資銀行のエクセル仕事術???数字力が一気に高まる基本スキル
 

 こちらの本を一冊やれば恥ずかしくないレベルにはなる。ちなみに著者からExcelを教えてもらったことがあるが分かりやすく、自分の知らない知識もあり勉強になった。 

勘違いしないでほしいのが、微細な美しいExcelは作る必要はないが、見やすくて、わかりやすいExcelは作る必要があるので、きちんと学んでほしい。別の会社に転職してから「あいつは使えない」などと揶揄されたくはないだろう。

もう一冊本をおススメするとしたら、こちらもおススメである。投資銀行の若手は入社前に読むことが多い。

外資系金融のExcel作成術: 表の見せ方&財務モデルの組み方

外資系金融のExcel作成術: 表の見せ方&財務モデルの組み方

 

 マイクロソフトオフィスはまずExcel(エクセル)からはじめよう

Excelをしようというのはどうも頭の悪いアドバイスに聞こえるがこれができないだけで評価を落としてします。できるのは前提となっている。例外もあるがExcelができなければ出世も厳しい。

 挨拶ができる、名刺が正しく渡せると同じレベルの事象であるはずだ。これだけいっても勉強する人はほとんどいないだろう。そしてその多くが自分の基礎スキルの低さに気づいていない、もしくは気づく機会に恵まれていない。アクセンチュアでいいのでコンサルに転職するとExcelは手足のように使わざるをえないので、無理やりにでも自分の能力を鍛えることになる。

現在の仕事でExcelは使うことがないというのは、工夫ができていない証拠だ。工程管理や、進捗管理、タスクリストの作成、チェック漏れといったあらゆる場面で使えるので活用してほしい。

そして「もっと便利な使い方はないかな?」と工夫し続けてほしい。ちょっとした工夫が組織の効率化に計り知れない影響を与えることだってあるのだ。

本日はExcel事情について語ったが、別日に具体的なショートカットについて語る。

エクセルができないとコンサル等に転職してもすぐクビになるので気を付けてほしい。ビズリーチがコンサル求人が最も流通する転職サイトだが転職求人をみるとエクセルの要件は書いていない。日本語ができることと同じくらいコンサルにとっては必要な要件になっている。

コンサルに転職したい方は、ビズリーチをぜひ利用してほしい。

こちらもご覧になっていただきたい。

BIZREACH